Etkinliklerde Kriz ve Risk Yönetimi: Nasıl Tedbir Alırız?

Etkinlik planlaması, sadece mükemmel bir organizasyon kurmaktan ibaret değildir; aynı zamanda beklenmedik durumlara hazırlıklı olmayı da gerektirir. Doğal afetlerden teknik aksaklıklara, lojistik sorunlardan insan hatalarına kadar pek çok kriz anında hızlı ve etkili çözümler üretmek organizatörlerin en önemli sorumluluklarından biridir. Bu kriz anları örnekleri nadiren karşımıza çıkabilir gibi görünse de bizim sık sık karşılaştığımız senaryolardır.

Her zaman “Bizim B planımız hazır” sözünü duyarız. Günün akışında alışkanlıklarımız gereği hep bir “B” planımız olur. O olmazsa bu, oraya gitmezsek buraya, o güzel değilse bu gibi sürekli alternatif çözümler üretiriz. Etkinliklerde de durum farklı değildir, beklenmedik durumlarda alınabilecek tedbirlerin acil durum planları yapılmalı, bir B planına ek B1-B2 gibi versiyonlar üzerine çalışılmalıdır.

Etkinliklerde Karşılaşılabilecek Olası Krizler

Olası krizler:

• Hazırlık sürecinde karşılaşılabilecek küresel ve bölgesel olaylar,

• Etkinlik esnasında karşılaşılabilecek küresel, bölgesel, çevresel olaylar,

• Etkinlik esnasında karşılaşılabilecek kazalar, beklenmedik olaylar, aksilikler.

Bu tür kriz hallerinin birçoğu asla önceden öngörülemez, ancak olduğu zaman ya da sinyaller görülmeye başladığı zaman tedbir alınabilir. Bu noktada alınacak tedbirler daha çok zarar etmeyi engellemek ya da azaltmak amacını taşır.

Küresel ve Bölgesel Olaylar

Dünyanın herhangi bir yerinde yaşanacak, deprem, sel, kaza veya savaş, etkinliğimizi ve katılımcıları etkiler. Bu durumun etkinliğimizden önce olması ve ülkemize yakın veya katılımcılarımızın çoğunluğunun yaşadığı bölgeye yakın olması katılımcı sayımızı ve dolayısıyla bütçemizi etkiler.

Ekonomik Dalgalanmalar

Bir ülkedeki ekonomik kriz, bir liderin agresif yaklaşımı, bir CEO’nun yatırımını çekme veya durdurma kararı ve benzeri gibi çok çeşitli sebeplerle paramızın değer kaybetmesi maliyetlerimiz ve bütçe öngörülerimizi etkiler. 

Sağlık Krizleri: Pandemi

Halihazırda yaşadığımız Covid-19 pandemisi benzeri sağlık krizleri pek çok etkinliği yapılamaz hale getirebilir. Bunlar gibi çıkabilecek her türlü krizde işveren ve katılımcılar organizatörden çözüm bekler.

Etkinlik öncesi olacak küresel-bölgesel krizler için alınabilecek tedbirler çok kısıtlıdır. Örneğin işin tarihini, şehrini ve/veya formatını değiştirmek oldukça meşakkatlidir.  Organizatörün yetkisini ve gücünü aşacak kriz hallerinin çözümünde oynayacağımız rol sınırlıdır. Organizatörün çözebileceği her sorun ve kriz bizim asıl konumuzdur.

Etkinlik = Kriz Yönetimi

Kısa sürede kurulan, çok fazla hareketin ve farklı dinamiklerin olduğu, varsayımlarla dolu bir etkinlikte risk olmaması düşünülemez. 

Bir başka yazımızda senaryo nasıl yapılır sorusunu cevaplamıştım. Senaryoyu ideal şartları dikkate alarak oluşturursak hata yapmış oluruz. Etkinliklerde “normal şartlar altında” diye bir kavram yoktur. 

Bir etkinliği gerçekleştirmek için, etkinlik mekanı ve çalışanları, tedarikçilerimiz, işverenimiz, part-time personel ve biz, bir araya geliriz. Daha sonra buna katılımcılar dahil olur. Bu kadar farklı unsurun orkestra gibi uyumlu olmasını sağlamak zaten çok zorken beklenmedik durumlar işi daha da zorlaştırır. Bu yüzden bütün unsurların beklenmedik durumlara ayak uydurabilmesi ve evrilebilmesi, yapacağımız acil eylem planları ile mümkün olur. 

Etkinliklerde Acil Durum Planı Neleri Kapsar

Kısaca güvenlik, sağlık, yangın, yağmur, aşırı sıcak hava, programı aksatacak herhangi bir gecikme, unutmalar, kazalar bizim etkinlik sırasında yukarıda verdiğimiz örneklere kıyasla çok daha sık karşımıza çıkar.

Güvenlik tedbirleri bizlerin değerlendirebileceği bir husus değildir. Güvenlik, katılımcılarımızın statüsü, etkinliğin konusu ve konjonktür hep birlikte değerlendirilerek ilgili emniyet birimlerinin karar verebileceği tedbirleri içerir. Dolayısıyla etkinliklerimizin güvenlik tedbirlerini değerlendirmeleri için ilgili emniyet müdürlüğüne bildirmemiz gerekir. 

Etkinlik türüne ve boyutuna göre olası sağlık problemleri için il sağlık müdürlükleri veya özel hastanelerden temin edilecek ambulans ile tedbir almak en kolay çözümdür.

Bunların dışında yer alan bütün hususları biz değerlendirmek zorundayız. Senaryoyu oluştururken her bir aşamada olası problemleri öngörerek, alternatif çözümleri de ortaya koymalıyız. Alternatif çözümler içinde de olası problem görülüyorsa onların da alternatiflerini çıkarmalıyız.  Bunlar çok basit konular olabileceği gibi çok girift hususlar da olabilir. Basit bir problem de olsa bunu yapmalıyız.

Olası aksaklıklar:

• Bir kapıda tek bir görevli personelimiz var. Bu personel kişisel ihtiyaçları için yerinden ayrılmak zorunda kalması durumunda veya bu personelin işe hiç gelmeme ihtimaline çözüm üretmiş olmalıyız.

• Bizim tarafımızdan tahsis edilmiş araçla seyahat esnasında kaza veya lastik patlaması sonucu katılımcılarımızın yolda kalması ihtimaline çözüm üretmiş olmalıyız. Bunun yanında kaza esnasında sürücü veya katılımcılarımızın yaralanmaları ihtimaline çözüm üretmiş olmalıyız. 

• Turnikelerin yaka kartlarındaki barkodu okumamasına da, katılımcının kartını kaybetmesine de çözüm üretmiş olmalıyız.

• Elektrik arızasına da, teknik sistemleri yönetecek teknisyenlerin geç kalmasına da çözüm üretmiş olmalıyız. 

• Açık havada çadır/tente kuracaksak, malzemenin alev yürütmeyen cinsten olmasına, yağış sebebiyle çadır altına su yürümesi ihtimaline, aşırı sıcakta çadır içinin sera gibi sıcak olması ihtimaline de çözüm üretmiş olmalıyız. 

Yaşanan Bir Kriz Örneği: Simultane Tercüman

Devlet başkanları düzeyinde yaptığımız bir kongrede katılımcı devlet başkanlarından biri kendi simultane tercümanını (extreme dillerden biri) getireceğini ve konuşması esnasında tercümeyi onun yapmasını istediğini bildirdi. Tabi ki kabul etmek durumundaydık ancak ben tercümanın bir gün önce ülkemize gelerek sistemle ilgili eğitim alması gerektiğini bildirdim. Tahmin edebileceğiniz üzere tercüman toplantının başlamasına on dakika kala geldi. Heyecanlıydı. Arkadaşlarım bu on dakikada ne kadar eğitim verilebilirse verdi. Tercümanın olası sıkıntıları halinde müdahale edebilmesi için o kabinde bir arkadaşımızı görevlendirdim ve tercümana "Sistemle ilgili herhangi bir tereddütünde bu arkadaşımız sana yardım edecek." dedim. Fakat tercüman kabine girip kapısını kilitledi.

Toplantı başladı. Herhangi bir sorun yoktu. Konuk devlet başkanları konuşmalarını yaparken tercüman İngilizce kanalından dinleyip kendi kanalından yayın yaparken her şey yolundaydı. Söz konusu ülkenin devlet başkanı konuşmaya başladığında bütün tercüme kanallarından devlet başkanının konuşması (salon sesi) yayınlanmaya başladı. Tercüman sistemi kilitlemişti. Salonda hiç kimse konuşulanları anlayamıyordu. Görevli personelimiz kabine müdahale edemiyordu. Tercüman kapıyı açarız diye bacağını kapıya dayamış, panik halde sistemi düzeltmeye ve bir yandan çeviri yapmaya çalışıyordu. Sonuç olarak o devlet başkanının konuşması hiç kimse tarafından anlaşılamadı.

Krizin nasıl yönetildiği ve çıkarılan dersler

Bahsedilen kongre sonrasındaki benzer işlerde benzer talepler olduğunda bir gün önce eğitime gelmezse tercümanın kabine alınamayacağını kesin bir dille ifade ederek ve buna uyarak çözüm üretebildik. İşinin profesyoneli bile olsa kullandığımız sistemi bilmemesi çok büyük problem oldu.

Başımıza gelebilecek her sıkıntı için çözüm üretmiş olmalıyız. Elbette tecrübe kazandıkça problemleri öngörebilir hale gelmiş olacaksınız.

Küçük bir özet yapacak olursak:

• Alternatif planlar oluşturmak

• Tedarikçiler ve ekiplerle önceden senaryolar belirlemek - ve her senaryoyu ihtimal dahilinde değerlendirmek

• Sürekli öğrenmek ve deneyimlerden ders çıkarmak etkinliklerde kriz yönetimi için esastır diyebiliriz.